FUNCIONALIDAD

Con el Sistema de Toma Física de Bienes se pueden realizar tomas físicas realmente rápidas y a un bajo costo, con un alto porcentaje de eficiencia y productividad, debido a los controles existentes y al diseño efectivo de la aplicación.

El sistema le permite controlar la productividad diaria de cada inventariador, tomando en cuenta el número de bienes por hora que debería inventariar, facilitando el registro diario de los tiempos muertos durante la jornada de trabajo, así como los tiempos adicionales fuera de la jornada de trabajo.

El sistema facilita la toma física de bienes debido al diseño eficiente de la aplicación que le permite a cada uno de los inventariadores, hacer el levantamiento de bienes directamente desde su laptop, registrando los bienes inventariados directamente a la base de datos. Así mismo le permite tomar los registros de los bienes que tiene la institución y que han sido alimentados al sistema, relacionándolos con el código anterior, y utilizar esa información para ir cruzando los bienes inventariados con los bienes existentes dentro de la institución.

El sistema permite ingresar todas las características de cada uno de los tipos de bienes además de la fotografía del bien, de tal forma que se disponga de toda la información relacionada con los bienes de larga duración o bienes sujetos a control. La aplicación también permite registrar ciertos bienes ñpor ejemplo: ratón o teclado, como componente de un bien padre.

Una vez terminada la toma física de los bienes de un determinado custodio, el sistema le permite al inventariador imprimir el Acta de Toma Física, para que el custodio la revise, informe as novedades, el inventariador corrija los datos erróneos y cuanto todos los datos estén correctos, imprimir el acta nuevamente y la firme el custodio, como confirmación de los bienes inventariados.

Una vez que se tengan todos los datos que se despliegan en el Acta de Entrega Recepción, el inventariador puede imprimir la misma con las copias originales que necesite, para tomar las firmas de los funcionarios que constan en el acta y legalizar la misma. Todas las actas legalizadas pueden registrarse en el sistema, de tal forma que se puede disponer de la información relacionada de todas las actas generadas y las actas legalizadas. El sistema también permite registrar las actas de entrega recepción recibidas por el coordinador de la Toma Física a través de los inventariadores.

El sistema dispone de la opción de Informe de Novedades acontecidas durante la jornada diaria de trabajo, que le permite al supervisor o coordinador del proceso de toma física de bienes, enterarse de los problemas existentes y solucionar los mismos de forma rápida.

Productividad Diario de cada Inventariador
La producción diaria de bienes inventariados de cada inventariador es importante conocer a través de esta opción con que cuenta el sistema, para lo cual hay que determinar el número de bienes que cada inventariador debe inventariar por hora o por día antes de empezar la toma física de bienes. Para poder determinar la verdadera productividad diaria, el sistema le permite a cada inventariador registrar los tiempos muertos o que no pudo inventariar escribiendo la razón por la cual se detuvo la toma física de bienes; así mismo, el sistema le permite registrar los tiempos extras o tiempos dedicados a la toma física adicionales a las horas de la jornada de trabajo diario.
Al final de cada día el coordinador de la toma física podrá disponer de la información de cuantos bienes diarios se inventariaron por cada inventaridor y el total de bienes levantados en forma diaria, así como el porcentaje de avance de la toma física comparando con los la cifra del total de bienes estimados que se van a inventariar en la institución.

Control de Calidad
El sistema permite monitorear los datos y características provenientes de la toma física de cada uno de los bienes, con el objeto de determinar el índice de conformidad y el porcentaje de error. Con estos indicadores el coordinador de la toma física puede instruir a los inventariadores a mejorar la calidad de la toma física para que los datos de cada bien registrado en el sistema de toma física sean realmente confiables. De nada sirve hacer una toma física de bienes si no existe la calidad básica requerida, ya que esta información sirve para diferentes proósitos, tal como: conciliar las cuentas contables, generar las matrices de datos para el eSByE, etc.

Valoración
Para darle mas fortaleza a la aplicación se dispone de una opción para realizar la valoración de los bienes existentes en la toma física y que constan con valor cero. Esta valoración se la puede realizar por medio de comparar bienes similares que si tienen para tomar ese mismo valor para el bien que tiene valor cero. Esta opción permite generar un acta de valoración en donde constan los bienes valorados a través de esta opción.

La otra opción que dispone el sistema se relaciona con el Avalúo Técnico que debe realizarla un técnico avaluador. En esta opción el sistema despliega los datos de los bienes que tienen valor cero, con el fin de que el técnico avaluador pueda realizar el avalúo de cada bien.